Evowk, la plateforme digitale développée par ECMEETINGS

Nouveau challenge digital

Si l’année écoulée a été remplie de défis, elle a aussi été une année de reconnexion, de réévaluation et de recherche de nouvelles opportunités.

Depuis plus de 20 ans, ECMEETINGS s’efforce de favoriser les liens humains en créant des expériences évocatrices et en organisant des événements de haut niveau. Ils se sont adaptés au changement et ont grandi avec les besoins de leurs clients internationaux. Alors que la crise sanitaire s’abat sur le monde, ECMEETINGS a décidé d’utiliser son expérience dans l’organisation d’événements et s’est associé à une société internationale de premier plan pour des visuels haut de gamme et un fournisseur de technologie innovante pour créer EVOWK. 

Evowk est un lieu où les gens se connectent et où les marques prennent vie, une plateforme virtuelle tout-en-un pour des réunions, conférences, expositions et événements hybrides et virtuels sur mesure. Il associe une technologie innovante à une approche pratique et personnelle pour transformer en toute transparence les événements en présentiel en environnements hybrides et virtuels entièrement personnalisables.

À l’horizon 2021, ECMEETINGS se réjouit des nouvelles opportunités et des nouveaux défis qui les attendent. Plus que jamais, leur équipe se consacre à aider les organisateurs d’événements à créer des événements qui rassemblent réellement les gens dans des environnements vivants, hybrides et virtuels.

La solution digitale pour vos évènements

Avec les restrictions actuelles en matière de déplacements et les mesures de distanciation sociale en place, le passage à des solutions d’événements virtuels et hybrides est à la hausse. 

De nombreuses entreprises se sont mises à travailler à distance, et par conséquent, le besoin de se mettre en réseau et de partager les connaissances est plus grand que jamais. Donner aux organisations la plate-forme dont elles ont besoin pour raconter leur histoire et se connecter avec leur public exige des organisateurs d’événements et des organisations qu’ils sortent des sentiers battus et trouvent des moyens innovants pour maximiser le potentiel des événements et réunions virtuels.

Avec un logiciel de gestion d’événements en constante évolution, un choix de nombreuses plateformes de conférence virtuelle et une surcharge d’informations, les organisateurs d’événements peuvent parfois se sentir dépassés. Au cours des derniers mois, ECMEETINGS a aidé ses clients à transférer leurs expositions, conférences et événements en personne vers des environnements virtuels. La mise en œuvre de ces 9 étapes clés vous aidera à démarrer, à rester concentré et à convertir avec succès les événements en personne en expériences virtuelles. 

Les 9 clés à découvrir :

Penser à la production

Les événements et conférences virtuels ne se déroulent tout simplement pas de la même manière que les événements en personne. Alors qu’un événement en direct peut se dérouler sur une toile de fond PowerPoint traditionnelle et qu’un conférencier s’adresse à un public pour une séance d’une heure, un événement virtuel nécessite des outils hautement interactifs et des visuels de grande qualité pour maintenir les participants virtuels concentrés et engagés devant leur écran. Considérez votre événement virtuel davantage comme une production télévisuelle et utilisez pleinement la technologie et les fonctionnalités qu’offre votre plate-forme d’événements virtuels. Intégrez des outils vidéo et audio de haute qualité, utilisez des écrans multiples et de tailles différentes pour capter des angles variés et permettre à plusieurs intervenants de s’engager auprès de votre public lors de sessions plus courtes. Tenez compte du temps et de la durée d’attention des participants virtuels ; divisez vos sessions en segments plus courts, prévoyez des pauses sociales virtuelles et donnez aux participants le temps d’interagir et de poser des questions.

Évaluez votre contenu

Pour définir efficacement les objectifs de votre événement et décider de la manière dont vous allez transmettre votre contenu, réfléchissez au contenu que vous fournissez et à la raison pour laquelle vous le fournissez. Évaluez et adaptez votre contenu en fonction de la taille de votre événement et des besoins de vos participants virtuels. Trouvez des sujets intéressants en rapport avec votre événement, utilisez les tables rondes virtuelles et les séances en petits groupes pour permettre aux participants virtuels de devenir des participants actifs plutôt que passifs. Donnez aux participants la possibilité d’accéder au contenu de l’événement à leur convenance, en autorisant le téléchargement des sessions et la diffusion vidéo à la demande.

Une chance de bien faire les choses

Veillez à ce que vos intervenants soient bien préparés et aidez-les à se sentir à l’aise dans les installations virtuelles. N’oubliez pas que parler sur une scène avec un public en direct est très différent que de parler devant une caméra. Tout comme pour les événements en personne, répétez l’événement du début à la fin, organisez des séances d’essai en direct et assurez-vous que tous les outils que vous utilisez offrent une expérience transparente aux spectateurs.

Mise en réseau virtuelle

Le facteur humain de la rencontre en personne est difficile à battre, mais grâce à des outils de mise en relation et à des fonctions de réseautage hautement interactives, les plateformes virtuelles offrent un espace permettant aux gens d’interagir entre eux et d’établir des liens significatifs. Quel que soit le type d’événement que vous organisez, vous souhaitez que vos participants s’impliquent dans votre contenu, le partagent, nouent des contacts avec des personnes partageant les mêmes idées et créent un espace pour des discussions en direct. Communiquez avec votre public avant, pendant et après l’événement. Engagez une conversation avec votre public, faites-le participer dès le début et faites-lui savoir ce qu’il peut attendre de votre événement virtuel. Lorsque les distractions sont à portée de clic, il peut être difficile de maintenir l’engagement des participants dans des environnements virtuels. Guidez votre public sur la manière d’utiliser les outils de mise en réseau que vous fournissez et encouragez les communautés de participation active en ligne.

Sécurité numérique

Lorsque les gens se réunissent, le sentiment de sécurité est primordial pour la réussite de tout événement, qu’il soit virtuel ou en personne. Assurez-vous que la plate-forme virtuelle que vous utilisez offre des dispositifs de sécurité adéquats pour les orateurs, les participants et la direction. Établissez un plan d’événement conçu pour faire face aux comportements perturbateurs et assurez-vous que votre plateforme utilise une technologie robuste et sécurisée. Décidez des dispositifs de sécurité nécessaires et donnez à vos participants l’assurance que leurs informations personnelles sont traitées en toute sécurité.

Portée mondiale

L’hébergement de votre événement ou réunion sur une plateforme virtuelle élimine les capacités des lieux et les frontières géographiques. Les outils de streaming en direct vous permettent de diffuser votre événement à un public illimité, où qu’il se trouve. Rendez votre événement convivial en utilisant des outils de traduction intégrés, des agendas personnalisés en fonction des fuseaux horaires et rendez le tout plus pratique en donnant accès à des sessions en streaming à la demande.

Bien que les plates-formes de conférence virtuelle offrent un accès illimité et mondial aux participants, il est important de tenir compte de la taille de l’auditoire. Dans de nombreux cas, il s’est avéré plus efficace de répartir les réunions à grande échelle sur des publics plus restreints et plus ciblés. Si, par exemple, votre réunion de lancement annuelle en personne accueille généralement 2 000 participants, vous pouvez obtenir un engagement plus important des participants virtuels si vous regroupez les participants en publics plus ciblés de 200 personnes par événement. Selon le type d’événement ou de réunion virtuelle que vous prévoyez, la limitation de la taille de votre public ou le fait de le rendre accessible à un large public multilingue dépend entièrement de votre stratégie et de vos objectifs en matière d’événements.

Réévaluez et mesurez votre succès

Accédez à de puissantes informations grâce aux rapports d’inscription, à l’analyse de contenu, au suivi en direct de la fréquentation, à la collecte de pistes, à l’analyse comportementale, aux transcriptions des chats publics et aux rapports d’enquêtes approfondies. Mesurez le succès de votre événement virtuel, réévaluez votre stratégie et vos objectifs, tirez les leçons de vos observations, mettez en œuvre les changements nécessaires et faites passer vos événements virtuels au niveau supérieur.

Obtenez le soutien dont vous avez besoin

Les événements virtuels ne sont pas différents des événements en personne lorsqu’il s’agit de l’assistance à la clientèle. Assurez-vous d’avoir le soutien dont vous avez besoin avant, pendant et après l’événement. Bien que les événements virtuels n’impliquent pas toute la logistique d’un événement en personne, ils nécessitent une planification détaillée et un soutien pratique pour relever tous les défis en cours de route.

Penser positif

Même si nous souhaitons ressentir l’énergie de la connexion en personne, il est peu probable que les événements et conférences de grande envergure reviennent de sitôt. La technologie moderne nous permet de nous connecter virtuellement avec tout le monde, de partout ; embrassons les possibilités, grandissons ensemble et continuons à trouver des moyens créatifs pour améliorer l’expérience virtuelle des organisateurs, des organisations et des participants aux événements.

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